Organiza documentos en SharePoint automáticamente según su tipo

En este truco aprenderás a usar Power Automate para clasificar automáticamente los documentos que se suben a una biblioteca de SharePoint, moviéndolos a carpetas según su tipo o nombre de proyecto. Verás cómo leer metadatos, aplicar condiciones y organizar tu espacio sin esfuerzo. Al terminar, tendrás una biblioteca mucho más ordenada y fácil de navegar para tu equipo.

Tiempo de preparación 5 mins

Tiempo de ejecución 10 mins

Tiempo total 15 mins

Entorno: Cloud

Plataforma: Office 365

Cursos: Productividad

Dificultad: Principiante

Nivel de Código: Sin código

Descripción

Con este truco configurarás un flujo que detecta nuevos archivos en SharePoint y los mueve a la carpeta correcta según el tipo o el nombre del proyecto.

Elementos necesarios:

Biblioteca de documentos en SharePoint
Estructura de carpetas definida (por proyecto o tipo de archivo)
Acceso a Power Automate
Permisos para editar flujos y bibliotecas.

Instrucciones

1
Abre Power Automate desde office.com y elige Crear > Flujo automatizado.
2
Selecciona el trigger "Cuando se crea un archivo (propiedades solo)" de SharePoint.
3
Indica la URL del sitio y la biblioteca donde se suben los archivos.
4
Añade una condición para analizar el campo "Tipo de contenido" o parte del nombre del archivo.
5
En la rama verdadera, agrega la acción "Mover o copiar archivo" y selecciona la carpeta de destino.
6
Crea tantas condiciones como tipos de documento quieras gestionar.
7
Guarda el flujo, asígnale un nombre claro y actívalo.
8
Sube archivos de prueba y verifica que se mueven a la carpeta correcta..

Nota

Puedes complementar este flujo añadiendo un correo o notificación en Teams cuando un archivo se mueve a una carpeta clave, por ejemplo, la de documentos aprobados.

Palabras claves: automatización, SharePoint, organización

Léelo en línea: https://conciconia.eu/recipe/organiza-documentos-en-sharepoint-automaticamente-segun-su-tipo/